1. Rekisterinpitäjä
Yhteystiedot:
Vuokatti-Ruka Urheiluakatemia / Sotkamon kunta
Markkinatie 1
88600 Sotkamo
jussi.simula@vrua.fi
Vuokatti-Ruka Urheiluakatemia / Sotkamon kunta toimii rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita keräämme urheiluakatemian toimintaan osallistuvista. Rekisterinpitäjä on vastuussa sille annetuista henkilötiedoista ja niiden käsittelystä.
2. Yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa
Jussi Simula
jussi.simula@vrua.fi
+358 443716364
3. Rekisterin nimi
Vuokatti-Ruka Urheiluakatemian henkilötietorekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on tehostaa urheiluakatemiatoimintaa, sen viestintää ja tiedonhallintaa, joka mahdollistaa laadukkaan akatemiatoiminnan. Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn henkilön suostumuksen, Vuokatti-Ruka Urheiluakatemian ja opiskelijan välisen opiskelijasuhteen tai muun asiallisen yhteyden perusteella. Rekisterinpitäjällä on lainmukainen käsittelyperuste ja oikeutettu etu ainakin seuraaviin käsittelyn tarpeisiin:
- Opiskelijatietojen ylläpito
- Kilpailutoiminnan toteuttaminen
- Tulospalvelun ylläpito ja tulosten julkaisu
- Sähköinen viestintä, esimerkiksi nettisivut ja sosiaalinen media
- Analysointi ja tilastointi, ml. testitulokset
- Akatemiatoiminnan toteuttaminen ja kehittäminen
5. Rekisterin tietosisältö ja tietojen säilytysaika
Vuokatti-Ruka Urheiluakatemia käsittelee rekisteröidystä henkilöstä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai sen ryhmiä:
- yhteystiedot: nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet
- demografiatiedot: ikä, sukupuoli ja äidinkieli
- mahdolliset luvat ja suostumukset
- opiskelijasuhdetta koskevat tiedot: laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot,
- tieto vanhempainvastuunkantajasta
- Vuokatti-Ruka Urheiluakatemian ja rekisteröidyn harjoitus-, testaus- ja kilpailutoimintaan liittyvät tiedot sekä muut rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot, kuten henkilön kuva
Säilytämme käyttäjän tietoja henkilörekisterissä vain ajanjakson, joka on tarpeen yllä määriteltyjen henkilötietojen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.
Voimme kuitenkin olla velvoitettuja säilyttämään joitakin käyttäjän henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös opiskelijasuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.
6. Säännönmukaiset tietolähteet ja henkilötietojen käsittelijät
Kaikki rekisterin tiedot ovat joko rekisteröidyn antamia ja hänen luvallaan talletettu tai rekisterinpitäjän oman toiminnan kautta talletettuja. Tietojen käsittelijöinä ovat Vuokatti-Ruka Urheiluakatemian työntekijät, joiden työtehtävien toteuttamiseksi henkilötietojen käsittely on välttämätöntä. He voivat käsitellä henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja heidän kanssaan on tehty erillinen salassapito- ja tietojenkäsittelysitoumus.
7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Rekisteröidyn henkilötietoja ei lähtökohtaisesti myydä eikä vuokrata kolmansille osapuolille. Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille vain seuraavissa tilanteissa:
- Toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.
- Rekisteröidyn luvalla tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei ole tunnistettavissa.
- Jos käyttäjä on erikseen antanut suostumuksensa Vuokatti-Ruka Urheiluakatemian yhteistyökumppaneiden sähköiseen suoramarkkinointiin, voidaan käyttäjän tietoja luovuttaa tarkoin valituille yhteistyökumppaneille markkinointitarkoituksiin.
7. Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto
Rekisteriä koskevat manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa ja lukituissa tiloissa.
Digitaalinen aineisto
Käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja.
Rekisterin tietojenkäsittelyyn on käyttöoikeudet vain niillä rekisterinpitäjän henkilöstön jäsenillä, joiden työtehtävien suorittaminen sitä edellyttää. Rekisterin tietojen muokkaaminen ja lukeminen edellyttää henkilökohtaista tunnistautumista järjestelmään. Rekisteristä suoritetaan säännöllinen varmuuskopiointi.
8. Evästeet
Evästeet (cookies) ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallentuvat Vrua:n verkkosivuilla käynnin yhteydessä vierailijan tietokoneeseen tai muuhun laitteeseen. Tämä sisältää myös muut vastaavat teknologiat ja työkalut, jotka keräävät ja tallentavat tietoja selaimeesi, ja joissain tapauksissa siirtävät tällaista tietoa kolmansille osapuolille evästeiden tapaan.
Vrua:n verkkosivuilla ja evästeitä käytetään ylläpitämään käyttäjän istuntoa verkkopalveluun sisäänkirjautumisen jälkeen ja muistamaan käyttäjän tekemiä valintoja sivulta toiselle siirryttäessä. Evästeiden avulla voimme lisäksi yksilöidä ja esimerkiksi tilastoida sivustollamme vierailevat kävijät. Evästeitä käytetään markkinoinnin kohdentamiseen.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on EU: tietosuoja-asetuksen 679/2016 artiklan 15 -21 mukaisesti oikeus saada pääsy tietoihin, pyytää tietojen oikaisemista tai poistoa, rajoittaa käsittelyä, siirtää tiedot järjestelmästä toiseen tai vastustaa henkilötietojen käsittelyä. Edellä mainittuihin oikeuksiin viitaten pyynnöt tulee lähettää sähköpostitse osoitteeseen jussi.simula@vrua.fi.
Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tavasta, jolla Vuokatti-Ruka Urheiluakatemia käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja. Valitus tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu.
